Qu’est ce qu’une adjointe virtuelle ?

Aussi appelée adjointe ou secrétaire administrative indépendante, une adjointe virtuelle travaille depuis son domicile et, est à son propre compte. Dans les faits, la provenance du titre en français vient d’une traduction de l’Anglais « Virtual assistant ». Tous ces termes n’est qu’une question de sémantique !

Elle doit être capable de « toucher » un peu à tout. Autonomie, polyvalence, et sens de l’adaptation sont des qualités essentielles et primordiales à une bonne ajointe virtuelle.

Quand et pourquoi y avoir recours ?

La 1ère étape est de savoir QUOI déléguer ! Quelle est la tâche qui vous prend énormément de temps ? Y a t-il une tâche que vous pourriez déléguer ?

En voici, quelques idées :

  • Gestion de votre agenda / organisation des RDV / planification de vos voyages,
  • Gestion et tri des courriels,
  • Suivi administratif de vos clients,
  • Gestion de votre facturation,
  • Gestion de vos fichiers,
  • Faire des recherches sur certains sujets,
  • Gestion de vos réseaux sociaux,
  • Transcription de vos vidéos, audios, de vos documents,
  • Gestion de votre newsletter, de votre système d’envoi (mailchimp, etc)
  • etc …

Avoir recours à une adjointe virtuelle / secrétaire indépendante vous permettra de vous concentrer sur votre activité principale sans vous soucier de toute la gestion administrative.

Comment trouver la bonne adjointe ?

Ah la perle rare ! Comment trouver quelqu’un de compétent et où la trouver ?

Avant même de chercher quelqu’un, faîtes le point ! Evaluez vos besoins. Quelle(s) tâche(s) déléguer ? Quelles sont les prestations qu’elle offre ? Comment voyez-vous votre collaboration ? Court terme, moyen ou long terme ? Le feeling est-il bon ?

Toutes les secrétaires indépendantes sont à minima compétentes dans leur domaine. Certaines sont spécialisées dans le médical, d’autres dans le référencement des sites internet, et certaines ont des compétences plus larges. Vous pouvez donc déterminer le profil de votre future collaboratrice en fonction des tâches que vous souhaitez lui déléguer. Prenez le temps également de bien lire son site internet !

Généralement les secrétaires indépendantes sont visibles sur internet. Vous pouvez néanmoins les retrouver directement sur internet, dans les revues de votre ville ou de temps en temps le bouche à oreille suffit.

Pour finir un des points à ne pas négliger est le feeling que vous aurez avec votre adjointe. Comment vous vous sentez après ce RDV ? quelles sont vos émotions ? Votre adjointe devra connaître votre entreprise et c’est important que la personne que vous choisirez pour ce rôle convienne à votre style de communication et que vous vous sentez en confiance.

Alors si vous aussi,vous vous dîtes « pourquoi pas » ? Si vous aussi, vous sentez que certaines tâches dépassent vos compétences ! Faîtes appel à Ma O Lia Secrétariat, votre adjointe virtuelle 🙂 !

1 réflexion sur « Qu’est ce qu’une adjointe virtuelle ? »

  1. C’est clair et professionelle merci

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